Tener procesos internos organizados y eficientes no siempre es una tarea sencilla. Saber cómo hacerlo en la práctica, sin embargo, es esencial para que la operación sea rentable. Una buena forma de entender cómo hacer esto posible es mediante la auditoría de procesos. Funciona como un elemento de control para evaluar cómo se han realizado los procedimientos operativos en la organización.

Además, permite entender si la operación es eficiente y si las directrices definidas por la empresa se han seguido. De esta forma, es posible disminuir los riesgos, problemas y fraudes.

La auditoría de procesos permite encontrar puntos de mejora en la ejecución diaria de las tareas. La idea es que sea posible ajustarlos para que puedan alcanzar el máximo de su capacidad capacidad productiva. ¿Quieres saber cómo hacerlo? Entonces, continúe la siguiente lectura.

¿Qué es la auditoría de procesos?

La auditoría de procesos evalúa los sistemas de control y verificación mientras atenta para el cumplimiento rendimiento operativo y la eficacia de las áreas productivas. El trabajo debe ser minucioso, pues muchos procedimientos ya forman parte de la rutina – lo que hace difícil identificar lo que causa retrabajo y desperdicio.

Para que realmente tenga el efecto deseado, la auditoría de procesos debe ser estructurada y programada. Sólo así los resultados reflejará la realidad. En general, incluye los siguientes aspectos:

• evaluación de los sistemas de control: permite identificar la eficacia de procedimientos y controles;
• verificación de procedimientos y normas: el cumplimiento de las normas indica que cada participante conoce sus atribuciones;
• desempeño operacional: los profesionales deben actuar para obtener un proceso eficaz;
• planes de objetivos, macro-objetivos y políticas de la organización: el trabajo de los colaboradores debe considerar todos estos aspectos para evitar la aplicación de recursos innecesariamente.

Cómo realizar una auditoría de procesos?

El trabajo de la auditoría comprende desde el planificación del trabajo hasta la evaluación de su efectividad. A continuación, se indican algunos pasos importantes que deben considerarse al realizar este tipo de evaluación.

Mapeo de procesos

Estudiar el proceso, es decir, mapearlo, es el primer paso efectivo de la aplicación de la auditoría de procesos. Es esencial para identificar fallas. Cuando se hace el mapeo de procesos es posible entender mejor cómo las etapas ocurren en la operación y percibir aspectos que puedan estar haciéndolos ineficientes.

Después de asignar los procesos, deben transformarse en flujos de tareas en los que se detallan las operaciones, las entradas y las salidas. Es sobre la base de esa información que se puede identificar los riesgos.

Identificación de riesgos

A partir del mapa obtenido en la etapa anterior, es posible entender cómo funcionan los procesos y, así, identificar los riesgos inherentes. Una vez que haya identificado los riesgos, el auditor puede evaluar los controles internos.

Análisis de controles internos

Son los controles de las actividades de la empresa que permiten reducir la posibilidad de errores. Por eso, es importante examinarlos para saber cuáles son ellos y cómo funcionan.

Realización de pruebas

La prueba de los controles internos permite identificar el nivel de seguridad de ellos en relación con la reducción de los riesgos. Existen diferentes tipos de pruebas, y es esencial elegir aquellos que ayuden efectivamente a alcanzar los objetivos esperados. Entre las opciones más comunes están la observación, el examen físico, el cuestionamiento, los cálculos, la validación y otros.

En general, hacer una auditoría de procesos ayuda a negocios a tener más claridad de cómo la operación ha funcionado y qué se puede mejorar. Así, la compañía puede actuar con más eficiencia y competitividad en su mercado.

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